Preiserhöhung professionell ankündigen – so bleiben Ihre Kunden
Ihre Preise steigen. Diese Vorlage hilft Ihnen, die Erhöhung so zu kommunizieren, dass Kunden sie verstehen – mit Begründung, Zeitrahmen und Gesprächsangebot.
Wann brauchen Sie diese Vorlage?
Die Preise müssen hoch. Vielleicht wegen gestiegener Materialkosten, höherer Löhne, neuer Zertifizierungen oder weil Sie seit drei Jahren nicht erhöht haben und die Marge schmilzt. Der Grund ist nachvollziehbar – aber die E-Mail, die Sie jetzt schreiben müssen, ist trotzdem unangenehm.
Das Problem: Preiserhöhungen werden fast immer schlecht kommuniziert. Entweder zu spät, zu knapp oder zu defensiv. „Aufgrund der allgemeinen Kostensteigerungen sehen wir uns leider gezwungen…“ – dieser Satz steht in 90% aller Preiserhöhungsschreiben. Er ist unpersönlich, passiv und gibt dem Kunden das Gefühl, dass Sie selbst nicht hinter der Entscheidung stehen.
Die bessere Strategie: Offen, frühzeitig und mit Kontext. Der Kunde will drei Dinge wissen: Warum wird es teurer? Ab wann genau? Und was bekomme ich weiterhin dafür? Wenn Sie diese drei Fragen beantworten, akzeptieren die meisten Kunden eine moderate Preisanpassung – weil sie nachvollziehbar ist.
Diese Vorlage generiert ein Preiserhöhungsschreiben, das ehrlich ist ohne sich zu rechtfertigen. Mit konkreter Begründung, klarem Datum und dem Angebot eines Gesprächs für wichtige Kunden.
Der Unterschied
Ohne und mit Struktora – gleiches Thema, komplett anderes Ergebnis.
- „Leider gezwungen“ – passiv und defensiv
- „Ca. 8%“ – unpräzise, wirkt willkürlich
- „Sehr geehrte Damen und Herren“ – Serienbrief an alle
- Kein Mehrwert – warum lohnt es sich trotzdem, Kunde zu bleiben?
- Kein Gesprächsangebot – der Kunde fühlt sich vor vollendete Tatsachen gestellt
- Konkrete Begründung: 22% Kostensteigerung seit 2023, bisher nicht weitergegeben
- Klare Zahl: genau 8%, nicht „ca.“
- Stichtagsregel: Alle bestehenden Aufträge bleiben beim alten Preis
- Mehrwert-Erinnerung: Was der Kunde weiterhin bekommt
- Persönliches Gesprächsangebot statt „Wir bitten um Verständnis“
Gleicher Zeitaufwand. Komplett anderes Ergebnis.
So sieht das in Struktora aus
Fünf Felder ausfüllen. Ergebnis kopieren. Fertig.
Das ist kein Mockup – so sieht Struktora wirklich aus.
Fünf Fehler, die diese E-Mail ruinieren
- 1
„Leider sehen wir uns gezwungen“ als Einstieg
Diese Formulierung sagt: Wir stehen nicht hinter unserer eigenen Entscheidung. Der Kunde hört: Hier kann man verhandeln. Besser: sachlich begründen, souverän kommunizieren.
- 2
Zu kurzfristig ankündigen (weniger als 4 Wochen Vorlauf)
Der Kunde hat Budgets geplant, Kalkulationen gemacht. Eine Preiserhöhung mit 2 Wochen Vorlauf ist respektlos – und gibt ihm einen Grund, den Lieferanten zu wechseln.
- 3
Alle Kunden gleich anschreiben (Serienbrief)
Ihr größter Kunde mit 200.000 € Jahresumsatz und der Gelegenheitskunde mit 3.000 € verdienen nicht die gleiche E-Mail. Mindestens die Top-20-Kunden brauchen einen persönlichen Anruf.
- 4
Keinen Mehrwert erwähnen, nur die Erhöhung
Wenn Sie nur sagen ‚es wird teurer', bleibt nur die Zahl. Wenn Sie sagen ‚es wird teurer, aber Sie bekommen weiterhin X, Y, Z', bleibt der Wert.
- 5
Kein Gesprächsangebot machen
Der Kunde fühlt sich vor vollendete Tatsachen gestellt. Ein Gesprächsangebot signalisiert: Wir respektieren diese Geschäftsbeziehung. Und oft ergibt sich eine individuelle Lösung.
Für welche Branchen?
Diese Vorlage funktioniert branchenübergreifend – hier vier konkrete Szenarien.
Maschinenbau
Stahlpreise sind in 18 Monaten um 30% gestiegen. Sie müssen die Preise für Standardbauteile um 10% anheben. Sondermaschinen werden individuell kalkuliert. Die E-Mail muss das differenzieren – Standardkatalog steigt, individuelle Angebote werden weiterhin projektbezogen erstellt.
Felder: Begründung (Stahlpreise), Höhe, Stichtag, Was betroffen ist / was nicht
BranchenseiteHandwerk
Ein Malerbetrieb muss die Stundenpreise von 52 € auf 58 € anheben – Tariflohnerhöhung plus gestiegene Materialkosten. Die Kunden sind Privathaushalte und Hausverwaltungen. Der Ton muss einfacher sein als im B2B-Bereich.
Felder: Alter Preis, neuer Preis, Begründung (Tariflohn + Material), ab wann gültig
BranchenseiteElektrotechnik
Ein Elektroplanungsbüro erhöht die Stundensätze erstmals seit 4 Jahren. Von 95 € auf 105 €. Die Begründung: neue CAD-Software, Zertifizierung nach VDE, Weiterbildungskosten. Die E-Mail muss zeigen, dass der Kunde für den höheren Preis auch mehr bekommt.
Felder: Alter/neuer Stundensatz, Begründung (Investitionen), neue Leistungen, Stichtag
BranchenseiteIT-Dienstleister
Ein Managed-Service-Vertrag wird um 12% teurer. Der Kunde zahlt bisher 890 €/Monat. Begründung: erweiterter Leistungsumfang (24/7-Monitoring statt 8-17 Uhr), neue Security-Features. Hier wird die Preiserhöhung gleichzeitig als Leistungserweiterung positioniert.
Felder: Alter/neuer Preis, neue Leistungen im Detail, Stichtag, Vergleich alt vs. neu
BranchenseiteHäufige Fragen zu dieser Vorlage
Wie viel Vorlauf sollte ich bei einer Preiserhöhung geben?
Mindestens 6 bis 8 Wochen. Bei Großkunden und Rahmenverträgen idealerweise ein Quartal. Je früher der Kunde es erfährt, desto weniger fühlt er sich überrumpelt.
Soll ich den Prozentsatz oder den neuen Absolutpreis nennen?
Beides. Der Prozentsatz gibt die Dimension, der Absolutpreis die Klarheit. Im B2B mit individuellen Konditionen reicht manchmal der Prozentsatz – bei Standardpreislisten brauchen Sie die konkrete neue Zahl.
Kann ich die Preiserhöhung für verschiedene Kundengruppen unterschiedlich gestalten?
Ja, und das sollten Sie. Struktora generiert für jeden Kunden eine individuelle E-Mail – mit persönlicher Anrede, kundenspezifischem Kontext und passender Begründung.
Was, wenn der Kunde droht zu wechseln?
Dann war entweder die Erhöhung zu hoch, die Kommunikation zu spät oder die Begründung zu schwach. Bieten Sie ein Gespräch an. In vielen Fällen geht es dem Kunden nicht um die 8% – sondern darum, gehört zu werden.
Gibt es eine separate Vorlage für Preiserhöhungen bei Rahmenverträgen?
Ja. Die Vorlage 'Konditionsverhandlung' im Bereich Einkauf eignet sich für Rahmenvertrags-Anpassungen, weil sie die vertraglichen Rahmenbedingungen berücksichtigt.
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