Angebotsanfrage an Lieferanten – so bekommen Sie vergleichbare Angebote
Sie brauchen ein Angebot von einem Lieferanten. Diese Vorlage stellt sicher, dass Ihre Anfrage alle Informationen enthält – damit das Angebot stimmt und vergleichbar ist.
Wann brauchen Sie diese Vorlage?
Sie brauchen ein Material, ein Bauteil oder eine Dienstleistung von einem Lieferanten. Also schreiben Sie eine Anfrage. Das Problem: Die meisten Angebotsanfragen sind zu vage – und das kostet später Zeit.
Eine typische Anfrage liest sich so: „Bitte erstellen Sie uns ein Angebot über 50 Stück Gehäuse in Edelstahl. Bitte mit Lieferzeit.“ Das klingt klar, ist es aber nicht. Welcher Edelstahl? Welche Maße? Welche Toleranzen? Welche Oberfläche? Welche Lieferadresse? Gibt es eine Zeichnung? Der Lieferant rät – oder fragt nach. Beides kostet Zeit.
Das größere Problem: Wenn Sie Angebote vergleichen wollen, müssen alle Lieferanten dieselbe Anfrage bekommen. Jede Unklarheit führt zu Angeboten, die auf unterschiedlichen Annahmen basieren. Dann vergleichen Sie Äpfel mit Birnen.
Diese Vorlage generiert eine Angebotsanfrage, die vollständig ist: Spezifikation, Menge, Liefertermin, Lieferadresse, gewünschtes Angebotsformat. Der Lieferant hat alles, was er braucht, um ein verbindliches Angebot zu erstellen.
Der Unterschied
Ohne und mit Struktora – gleiches Thema, komplett anderes Ergebnis.
- „Ca. 50“ – unverbindlich, Lieferant kann keinen festen Stückpreis kalkulieren
- „Möglichst bald“ – kein Lieferdatum
- „Zeichnung hänge ich noch an“ – fehlt also noch
- Kein Edelstahl-Typ, keine Oberfläche, keine Toleranzen
- Kein gewünschtes Angebotsformat – der Lieferant schickt, was er will
- Exakte Spezifikation: Werkstoff, Oberfläche, Toleranznorm, Zeichnung
- Feste Menge (50 Stück) mit Option auf Staffelpreis (100 Stück)
- Konkreter Liefertermin (KW 22) und Lieferbedingung (frei Haus)
- Gewünschte Angebotsstruktur – Angebote werden vergleichbar
- Klare Angebotsfrist (21.03.)
Gleicher Zeitaufwand. Komplett anderes Ergebnis.
So sieht das in Struktora aus
Fünf Felder ausfüllen. Ergebnis kopieren. Fertig.
Das ist kein Mockup – so sieht Struktora wirklich aus.
Fünf Fehler, die diese E-Mail ruinieren
- 1
Ungenaue Spezifikationen
'Edelstahl' statt '1.4301', 'ca. 50 Stück' statt '50 Stück' – jede Ungenauigkeit führt zu Rückfragen oder zu Angeboten auf falscher Basis. Das kostet Tage.
- 2
Kein Liefertermin angeben
Ohne Datum kalkuliert der Lieferant mit seiner Standardlieferzeit. Die passt vielleicht nicht zu Ihrem Projektplan – und das erfahren Sie erst beim Angebot.
- 3
Keine Angebotsstruktur vorgeben
Wenn 3 Lieferanten 3 verschiedene Angebotsformate schicken, können Sie nicht vergleichen. Wer gliedert Werkzeugkosten separat aus, wer nicht? Vorgeben spart Nacharbeit.
- 4
Keine Angebotsfrist setzen
Ohne Frist kommt das Angebot, wann der Lieferant Zeit hat. Das kann 3 Tage oder 3 Wochen dauern. Eine Frist zeigt: Das ist ein konkretes Projekt, nicht eine lose Anfrage.
- 5
Zeichnungen oder Datenblätter vergessen
Die Anfrage referenziert 'beiliegende Zeichnung' – aber der Anhang fehlt. Klassiker. Der Lieferant fragt nach, Sie schicken nach, und es gehen 2 Tage verloren.
Für welche Branchen?
Diese Vorlage funktioniert branchenübergreifend – hier vier konkrete Szenarien.
Maschinenbau
Sie brauchen Angebote für CNC-Frästeile in Aluminium (AlMg3) für eine Sondermaschine. 3 Lieferanten sollen vergleichbare Angebote abgeben. Die Anfrage muss identisch sein: Werkstoff, Toleranzen, Zeichnung, Stückzahl, Liefertermin, gewünschte Angebotsstruktur.
Felder: Positionen (Werkstoff, Maße, Zeichnung), Mengen, Liefertermin, Angebotsformat, Frist
BranchenseiteElektrotechnik
Sie beschaffen Schaltschrank-Komponenten (Leistungsschalter, Klemmen, Kabelkanäle) für ein Projekt. Die Anfrage geht an Ihren Hauptlieferanten und einen Alternativlieferanten. Die Anfrage muss Artikelnummern, Mengen und den gewünschten Liefertermin enthalten.
Felder: Artikelliste (Hersteller, Artikelnummer, Menge), Liefertermin, Lieferbedingung, Angebotsfrist
BranchenseiteHandwerk
Ein SHK-Betrieb braucht ein Angebot für 20 Wärmepumpen eines bestimmten Herstellers. Die Anfrage geht an zwei Großhändler. Neben dem Stückpreis sind Lieferzeit und Konditionen (Skonto, Zahlungsziel) relevant.
Felder: Produkt (Hersteller, Typ), Menge, Liefertermin, gewünschte Konditionen, Angebotsfrist
BranchenseiteLogistik
Ein Unternehmen holt Angebote für den regelmäßigen Transport von Paletten ein. Route, Frequenz, Palettenmaße und Gewicht müssen klar definiert sein – sonst sind die Angebote nicht vergleichbar.
Felder: Route (von/bis), Frequenz, Palettenanzahl/Gewicht, Zeitfenster, gewünschte Preisstruktur (pro Palette / pro Tour)
BranchenseiteHäufige Fragen zu dieser Vorlage
Soll ich die Anfrage an mehrere Lieferanten gleichzeitig schicken?
Ja, bei Einkaufsprojekten ab einer relevanten Größe. Identische Anfragen an 2-3 Lieferanten ermöglichen echten Angebotsvergleich. Struktora generiert die gleiche Anfrage für alle.
Wie genau muss die Spezifikation sein?
So genau, dass der Lieferant ohne Rückfrage ein verbindliches Angebot erstellen kann. Im Zweifel: Zeichnung beilegen, Norm referenzieren, Werkstoff mit Nummer angeben.
Soll ich eine Angebotsstruktur vorgeben?
Unbedingt. Wenn Sie Stückpreis, Werkzeugkosten und Lieferzeit separat abfragen, können Sie die Angebote tabellarisch vergleichen. Ohne Struktur vergleichen Sie Äpfel mit Birnen.
Was ist eine angemessene Angebotsfrist?
5 bis 10 Werktage bei Standardanfragen. Bei komplexen Projekten (Sondermaschinen, große Stückzahlen) 2 bis 3 Wochen. Die Frist muss realistisch sein – sonst antwortet niemand.
Kann ich die Vorlage auch für Dienstleistungsanfragen nutzen?
Bedingt. Für Dienstleistungen (z.B. Wartung, Planung, Transport) gibt es eigene Vorlagen, die statt Stückpreisen Stundensätze, Pauschalen und Leistungsbeschreibungen abfragen.
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